Les VHR c’est quoi ?

Combien de VHR il faudra ?

C’est la question à laquelle personne ne sait répondre au départ. Et c’est normal, ce jargon est réservé exclusivement au Monde de la musique et plus particulièrement celui du spectacle vivant.

Pourtant, vous allez devoir vous y mettre sans quoi vous irez de mauvaise surprise en mauvaise surprise, et croyez en mon expérience: ça peut vite devenir l’enfer !

Les VHR c’est quoi? Voyage Hébergement Restauration.

V Comme Voyages

Votre show étant programmé mais pas forcément proche de chez vous il faut organiser le transport pour vous mais aussi votre Road Manager, vos musiciens, éventuellement votre DJ, vos danseurs ou encore vos choristes.

• Combien de personnes feront partie du voyage ?

• Quel est le moyen de transport utilisé ? (train, avion, véhicule de location…)

• Si voyage en train ou avion: acceptez vous de voyer en 1^ère ou 2^nde classe ?
• Vous devrez transmettre un certain nombre d’informations à l’organisateur si c’est lui qui se charge des réservations: nom, prénom, âge et date de naissance complète des passagers, les éventuelles cartes de réduction, la copie des papiers d’identités officiels ainsi que les visas dans certains cas.
• Indiquez le jour et l’heure de l’aller ainsi que le jour et l’heure du retour (en train ou avion évitez de prendre les derniers de la journée dans la mesure du possible)
• Quels sont les frais de location de véhicule, d’essences, de péages à prévoir, de restauration si le trajet est long ?

H Comme Hébérgements

• De Combien de chambres avec vous besoin ? 
• Simple ou double ? Peut-être Twin ?
• Le standing avec des références (exemple 2 Chambres Doubles 3* type Ibis petit déjeuner inclus)
• Préciser les dates et heures d’arrivée et les dates et heures de départ
• Je vous conseille également un double check de la réservation: récupérez toujours les coordonnées de l’hôtel et vérifiez que la réservation respecte bien vos exigences. Ça prend 5min et ça évite de se retrouver en galère une fois sur place.

R Comme Restauration

• Combien de personnes doivent être nourries ?
• Quels repas sont prévus ? (catering, petit-déjeûner, déjeuner, diner)
• Les goûts avec des références (exemple dîner cuisine Européenne type Buffalo Grill)
• Les heures (exemple petit déjeuner 09H00, déjeuner 13H00, dîner 20H00)
• Les régimes particuliers sont à préciser également (pas de gluten, pas de porc, pas de viandes…)

Recommandations pour les VHR

Ceci vous paraît certainement très, voir trop, détaillé et pointilleux au départ. Mais les VHR font partie intégrale de votre show et les organiser avec. rigueur vous évitera tant que possible bien de mauvaises surprises.

Ces frais peuvent également monter très vite: nous vous recommandons d’être juste et d’anticiper certains frais comme les réservations d’hébergement pour les payer le moins cher possible.

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